为完善和畅通公司全体员工（特别是基层员工）的沟通渠道，鼓励公司全体员工对公司管理工作提出合理的建议及反映工作过程中的意见，同时为便于广大业主对我公司工作提出的意见及建议能够得到及时回复、妥善处理，不断提高公司的整体管理水平，公司决定于2009年8月1日启用“总经理信箱”，有关应用要去和管理办法如下：

一、“总经理信箱”包含固定安装于司属各项目小区内的实体信箱和公司网站中的总经理信箱网页链接。（各小区信箱安放位置及公司网址见附页）

二、“总经理信箱”适用对象涵盖司属各部门全体员工、司属各管理处全体业主。主要用于收集员工和业主意见收集，便于公司领导及时了解所有员工的心声，及时知悉业主对各管理处的各项工作的意见反馈。

三、自“总经理信箱”启用之日起，由公司指定专人负责每周收集整理所有信件，并进行分类整理后直接呈报公司总经理。一般情况下，在总经理获悉资料后的30个工作日内对需解决问题进行处理完毕，并将有关处理情况告知信件投递人。

（一）“总经理信箱”适用规则（员工部分）

1、公司全体员工可针对公司的经营、管理提出合理的建议，反映不良问题，提出人意见；提出意见及反映问题必须署名并保证所上报细信息的真实性、可行性，以便公司查询并进一步了解建议人的方案、评估可行性，奖励等；

2、公司总经理信箱用于反应员工意见、接收员工合理化建议之用，不得借以对公司同仁、上司进行个人人身攻击，诬陷、报复等，一经查实对具有上述行为人员作严肃处理。

3、合理的有益于公司经营、管理的建议、意见，经公司总经理办公会评定等级，将会对提出者作一定的奖励。

4、意见、建议等提出者在交递资料时必须字迹清晰、事实求是，以便追溯。

5、每周六由总经理授权委托专人收集，汇总具体内容由总经理裁定处理。总经办将上述工作最终处理结果作公开、透明之公告。

6、公司总经理承诺对员工之揭发、检举等事项经核实属实之情况作严格保密，若经核实存在上报人恶意污蔑、诋毁、诽谤之事实，公司将对当事人据情节轻重予以惩罚直至开除。

7、合理的有益于公司经营、管理的建议、意见，经公司领导评议后，将会对提出者作一定的奖励（见下表）。
※等级内容说明及奖励金额
a、具有一定的创新性，完全可以实施并且具有重大回报价值200-500元
b、对不良管理者、管理行为进行揭发经查属实50-100元
c、其他有价值的建议 10-50元

8、自“总经理信箱”启用之日起，由公司指定专人负责每周收集整理所有信件，并进行分类整理后直接呈报公司总经理。一般情况下，在总经理获悉资料后的30个工作日内对需解决问题进行处理完毕，并将有关处理情况告知信件投递人。

（二）“总经理信箱”适用规则（业主部分）

1、业主意见反馈及有关工作建议、投诉等信件，由总经理委派专人每周进行信件收取汇总、拆阅整理分类，统一呈报总经理审阅，信箱专管人员根据领导的批示要求交办并督促相关职能部门和相关司属管理处负责人进行处理。一般情况按照“项目责任制”的原则转送有关司属管理处进行妥善处理，有关职能部门予以配合。

2、一般情况下，相关管理处在接到总经办分发的信件后的30个工作日内将工作处理情况呈报总经办，同时知会业主本人。如牵涉到有关政府政策层面、需要往来单位协调解决或需公司领导出面解决等特殊情况，在接到来信后的60个工作日内完成有关处理程序，并将结果知会本人。

3、业主来信鼓励实名反映情况，以便我们及时反馈处理情况；来信人必须遵守中华人民共和国各项法律、法规的规定和公司的各项规定，反映问题实事求是，不得发表含有猥亵、色情、人身攻击和反政府的言论，如匿名来信存在前述情节并查实有据者，将转至政府有关职能部门处理。
四、为有效监督公司《总经理信箱》的运行情况，实行季度总结制度，对反映问题的数量、类别和办结等情况进行分类统计，对具有典型性的问题作出情况通报。

五、鉴于嘉佳物业公司总经理信箱刚刚开通，运行过程中可能会出现一些不周到之处，敬请谅解并欢迎广大员工提出批评、建议和意见，便于我们改进、完善工作程序和方法。

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